Blog

Blog from August, 2017



Tässä tietoa korkeakouluille Kelan edistymisen seurannan toteutuksesta VIRTA-opintotietopalvelun tiedoilla. Korkeakoulun tietoihin liittyvä prosessi, poiminnat ym. ovat samat kuten viime vuonnakin,  jolloin edistymisen seuranta toteutettiin ensimmäistä kertaa VIRTA-tiedoista kaikkien korkeakoulujen osalta.

AIKATAULU

Aikatauluja koskevat tiedot löytyvät VIRTA-opintotietopalvelun confluence-sivulta:

https://confluence.csc.fi/display/VIRTA/Aikataulut#Aikataulut-Edistymisen

ENNAKKOAINEISTO

Kelalta 15.8. tulleen ennakoivan pyyntöaineiston mukaisia edistymisenseurannan tarkistustiedostoja muodostuu tällä hetkellä VIRTAssa joka yö (noin klo 01 - 03). Tarkistustiedostot ovat haettavissa korkeakoulun VIRTA-sftp -palvelimen Kela-hakemistosta.

Korkeakoulun opintotukiasioita hoitavien henkilöiden tulisi saada nämä Kela tarkistustiedostot säännöllisesti tarkistettavaksi, jotta mahdolliset täydennykset/korjaukset ehditään tekemään korkeakoulussa hyvissä ajoin ennen lopullisen VIRTA-aineiston toimittamista Kelaan.

Ennakoivan ja lopullisen pyyntöaineiston välillä ei ole odotettavissa merkittävää eroa, joten tietojen säännöllinen tarkistaminen on hyödyllistä ja suositeltavaa aloittaa  nyt heti ennakkoaineiston pohjalta.

Korjaustoimenpiteille on aikaa ennakoivan aineiston pohjalta n. kuukausi ja tavoitteena on siis hyvä olla, että tiedot olisi saatu mahdollisimman oikeiksi jo tässä vaiheessa.

LOPULLINEN AINEISTO

Kelan lopullisen pyyntötiedoston mukaiset tiedot tulevat korkeakouluille tarkistettavaksi 12.9. iltapäivällä tai viimeistään aamulla 13.9. Ilmoitamme  vielä VIRTA-yhteyshenkilöille,  kun lopullisen pyyntöaineiston mukaiset tiedostot ovat noudettavissa korkeakoulun KELA-kansiosta.

Lopullisen aineiston tarkistamiseen ja VIRTA-tietojen korjaamiseen ja päivittämiseen on aikaa varattu vain viikko eli 13.9.-20.9.

Korkeakoulujen deadline VIRTA-tietojen toimittamiseen on keskiviikko 20.9. klo 23:59 mennessä,  jotta tiedot kaikkien 38 korkeakoulujen osalta ehtivät varmuudella mukaan Kelalle lähtevään aineistoon. CSC lähettää kaikkien korkekoulujen tiedot yhdessä lähetyksessä Kelalle 22.9.  


OHJEITA TIETOJEN TARKISTUKSEEN

https://confluence.csc.fi/display/VIRTA/Korkeakoulun+tietojen+tarkistaminen

Jokaisen korkeakoulun VIRTA-SFTP kela-alihakemistoon muodostuu edistymisen seurannan tarkistustiedostoja
(XXXXX korkeakoulun oppilaitosnro, KK=korkeakoulu lyhenne).

1. Tyhjä pyyntötiedosto: "SXXXXX_tyhja_pyyntotiedosto.txt" (vastaava tiedosto, jonka korkeakoulu on  ennen hakenut OPASin kautta ja jota voi käyttää vertailuaineiston ajamiseen omista järjestelmistä. Tätä tiedostoa ei lähetetä Kelalle)
2. Virran tiedoilla päivitetty pyyntötiedosto: "SXXXXX.txt" (tämä tiedosto on täysin sama tieto mitä Kelalle toimitetaan 22.9.2017 klo 12, tiedostoa päivitetään joka yö lopulliseen poimintapäivään asti)
3. Sama 2. tiedosto csv-muodossa: "KELA_edistymisen_tarkistustiedosto_SXXXXX.csv" (päivitetään joka yö lopulliseen poimintapäivään asti, tätä tiedostoa ei lähetetä Kelalle)
4. Lokitiedosto jossa on tietoa minkä ajankohdan mukaan korkeakoulun tiedot ajettu Virrasta: "loki_kela_edistseuranta_KK.txt" (tätä tiedostoa ei lähetetä Kelalle)

Edellisten lisäksi voi muodostua 5. tiedosto " KELA_edistymisen_kadonneet_tarkistustiedosto_XXXXX.csv" (Tätä tiedostoa ei lähetetä Kelalle))
5. tiedoston tiedot löytyvät myös tiedostoista 1. - 3. ilman päivitettyjä tietoja

Tämä 5. tiedosto mjodostuu korkeakoululle vain siinä tapauksessa, että Kelan pyyntötiedostossa ollut henkilö ei löydy korkeakoulun VIRTAan lähetetyistä tiedoista (yleensä syynä puuttuva hetu.) Tarkistustiedostoa 5 voi hyödyntää apuna näiden puuttuvien tietojen selvittelyssä.Jos tätä viidettä tiedostoa ei ole korkeakoulun hakemistoon muodostunut, kaikki Kelan pyyntötiedoston henkilöt löytyvät VIRTAsta korkeakoulun tiedoista henkilötunnuksen avulla.

Näistä ja muista eritystapauksista voi tiedustella suoraan Kelasta lähettämällä viesti osoitteeseen opas@kela.fi.

VIRTA-tietoja koskevissa kysymyksissä voi laittaa viestiä CSC:lle osoitteeseen virta@csc.fi

Tiedoston "SXXXXX.txt" mukaiset tiedot ovat ne jotka CSC lähettää Kelalle 22.9.2017 klo 12 mennessä.
 
Korkeakouluille jää kopio Kelalle toimitetusta aineistosta VIRTA-SFTP:n Kela-hakemistoon 22.9.


ystävällisin terveisin VIRTA-opintotietopalvelu